N 16/2016 ARCHIVIAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ALLA PA

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COMUNICATO 16/2016

ARCHIVIAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ALLA PA

Si ricorda che con l'introduzione della fattura elettronica obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione nasce conseguentemente l'obbligo di archiviare in formato digitale le fatture elettroniche emesse.

SCADENZA DEL 31 DICEMBRE 2016

Entro tale data vanno archiviate con conservazione sostitutiva digitale, in base alle regole del decreto ministeriale 17/06/2014.

L'obbligo riguarda tutte le fatture elettroniche emesse nel corso del 2015. Per le fatture emesse verso il GSE (per il fotovoltaico), l'obbligo riguarda quelle emesse dal 21/09/2015.

La conservazione elettronica è una facoltà per le fatture non elettroniche mentre risulta un obbligo per quelle elettronico. Non risulta quindi ammesso procedere con la stampa della fattura elettronica e con l'archiviazione cartacea.

MODALITA' DI ARCHIVIAZIONE

La conservazione sostitutiva consente di archiviare con un orizzonte temporale di anni documenti in formato elettronico. Questa modalità di conservazione prevista dalla legge richiede di osservare alcuni passi fondamentali. Il formato dei file delle fatture innanzitutto deve essere con estensione xml e nel caso di fattura attiva deve essere un file sempre generato da un sistema informativo. Sul documento elettronico da conservare deve essere apposta la firma digitale. Al documento elettronico deve poi essere associato un subset di dati che consenta di indicizzare il documento (n°fattura, p.iva etc..)

La singola fattura entrerà poi a far parte di un lotto di conservazione. All'interno del lotto deve essere garantita la cronologia e la continuità. Il lotto di conservazione, infine, dovrà essere marcato temporalmente e firmato digitalmente dal responsabile della conservazione sostitutiva.

Una volta completato questo percorso i lotti vengono conservati secondo le durate previste dalle disposizioni normative (per le fatture 10 anni).

SANZIONI PER ERRATA O MANCATA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La sanzione attinente alla non corretta conservazione delle fatture elettroniche per chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA è di carattere amministrativo e calcolata su base annua da euro 1.032,91 a euro 7.746,85.

CONSIGLIO AI CLIENTI

E' di tutta evidenza che sia il processo di creazione sia l'archiviazione negli anni risultano essere processi alquanto delicati. Si consiglia quindi di delegare all'esterno tali procedure avvalendosi di strumenti, software o società in outsourcing.

Per coloro che utilizzano per la creazione delle fatture elettroniche sistemi in outsourcing (esempio sistema Docfly PA di Aruba o sistema Infocamere della Camera di Commercio) non hanno alcun problema in quanto questi web services di creazione delle fatture prevedono già la conservazione in automatico.

Si consigliano i nostri clienti di verificare bene il software utilizzato nella creazione della fatture elettroniche e di contattare il fornitore del software per accertarsi che sia prevista anche la conservazione oltre all'emissione delle fatture elettroniche.

Se così non fosse si consiglia di utilizzare per la conservazione i servizi Aruba.

Il sistema di conservazione è il medesimo utilizzato per l'emissione delle fatture (sistema docfly) e permette di caricare fatture elettroniche (in formato . xml) all'interno della procedura. Il costo del servizio è di euro 25 oltre iva all'anno per 1GB di spazio di archiviazione.

Verona 01.11.2016

Distinti salutiDott. Gianni Gottardelli
Studio Donato - Gottardelli Dottori commercialisti associati
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