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COMUNICATO N. 06/2017
LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Con l’introduzione del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 e delle “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” cambia l’approccio sul tema della conservazione, con particolare riferimento alla Posta Elettronica certificata. Da conservare in particolare la “ricevuta di consegna completa”
Il D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 recanti le regole tecniche in materia di sistemi di conservazione, ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del CAD "Codice dell’amministrazione digitale" di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e le “linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, hanno individuato, sistematicamente, i principi sulla conservazione dei documenti informatici.
La Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, va conservata per un tempo prestabilito dalla legge. Difatti, secondo l’art. 2220 del codice civile i documenti e le scritture contabili devono essere conservati per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione e, con particolare riferimento all’art. 2214 dello stesso codice, si impone di “conservare ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili.
Infine, si deve tenere in considerazione che l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche. Si fa presente che non è corretta la conservazione tramite stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento, non garantendo in tal modo la conformità all’originale informatico.
PEC SPEDITE
Delle Pec spedite occorre conservare la “ricevuta di avvenuta consegna" in quanto contiene tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo. Ossia il file postacert.eml identificato con la busta con all'interno il messaggio originale, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato id del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).
Si suggerisce, quindi, di archiviare e conservare a norma la PEC, in osservanza dell’articolo 2214 del Codice Civile che prevede l'obbligo, per l'imprenditore di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite» e dell'articolo 2220 del Codice Civile che dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Naturalmente, in via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail rilevanti per l’impresa.
PEC RICEVUTE
Quanto ai messaggi Pec ricevuti allo stesso modo vi è obbligo di conservazione della busta di trasporto con sia il file contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, sia il file dotato di tutte le informazioni relative all'invio daticert.xml
IL SALVATAGGIO
Compreso l'obbligo di archiviazione decennale e contenuto dell'archiviazione (busta con messaggio originale + informazioni pec) si deve decidere il procedimento di salvataggio. Una soluzione potrebbe essere l'archiviazione per cliente//pratica//affare degli allegati della mail. Ma altrettanto utile e probabilmente più organizzata potrebbe essere l'archiviazione di tutte le mail in modo cronologico attraverso l'esportazione delle mail stesse. Tutti i software di gestione delle mail (da outlook, windows live mail, thunderbird mail etc) hanno nei menù di gestione la funzione di archiviazione tramite esportazione delle mail stesse. Una esportazione massiva delle mail per anno potrebbe essere un modo intelligente per archiviare ed un domani per ripristinare le mail medesime in caso di sostituzione di hardware o software di gestione.
Verona 25 gennaio 2017
 Dott. Gianni GottardelliStudio Donato - Gottardelli commercialisti associati Tel 0458532113

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